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Vous avez votre idée ?
Qu’est-ce qu’il faut décider en premier ?
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Quand, où, qui et pourquoi : à quelles personnes s’adresse votre événement et quelle expérience voudriez-vous qu’elles vivent le jour même ?
• Combien de temps avez-vous?
• Comment trouverez-vous des participants ?
Invitations, communiqués de presse, publicité. Voir le paragraphe sur le marketing ci-dessous ou télécharger le kit de documentation.
• Combien ça va coûter ?
• Autorisations et mesures de sécurité: avez-vous besoin d’une licence ? Quels sont les risques éventuels ? Devez-vous souscrire à une assurance ? Que ferez-vous s’il pleut ?
• Aurez-vous besoin des produits et des vivres ? Si oui, les membres de l’OMCE (Organisation Mondiale du Commerce Equitable) peuvent vous aider.
Planifier votre événement – quelques exemples de points à prendre en compte : OMCE (Organisation Mondiale du Commerce Equitable)
Un spectacle ou un concert
Une fois les bases acquises – qui joue, où, quand et pendant combien de temps ? Vous devez considérer certains ou tous les points suivants :
Avez-vous besoin d’une licence spéciale pour le spectacle ou d’une autorisation pour le déroulement de l’événement ? Avez-vous besoin d’une assurance responsabilité civile. Par exemple si quelqu’un venait à tomber durant l’événement et voulait porter plainte, qui couvrirait les frais ? Avez-vous besoin d’une scène ou d’un plateau ou de costumes particuliers ? Avez-vous une sono ? Y aura-t-il assez de courant pour les lumières et le son ? Devez-vous louer un système de sonorisation et des enceintes ? Qui s’occupera de la partie technique pendant l’événement ? Comptez-vous faire payer un droit d’entrée ? Si oui, comment allez-vous vendre les tickets, veillez sur la caisse et faire les comptes par la suite ?
Un marché Commerce Equitable
La chose la plus importante dans ce cas est de savoir ce que vous allez vendre et comment vous approvisionner. Les membres de l’OMCE (Organisation Mondiale du Commerce Equitable) peuvent vous aider.
Vous devriez prévoir avec soin les dates de livraison ainsi que le stockage, en particulier si les produits sont périssables (par exemple, de la nourriture dont la date limite de consommation serait dépassée avant d’être en vente !) Certaines commandes peuvent mettre du temps : veillez a vous renseigner directement auprès des producteurs. Et n’oubliez pas qu’il peut vous restez des invendus : assurez-vous de pouvoir soit les retourner aux producteurs, soit les garder pour vous (peut-être pourrez-vous réutiliser des produits d’artisanat pour en faire des cadeaux à Noël.
Ou peut se tenir un tel événement ? S’il est à l’extérieur, prévoyez un plan de secours en cas de mauvais temps et prenez en compte également la sécurité. Assurez-vous que vous avez les autorisations nécessaires pour vendre des produits, que ce soit à l’intérieur ou à l’extérieur ! Devez-vous informer la police ou les autorités locales ? Les gens pourront-ils se garer et installer leurs étals ? Fournirez-vous les tables et le matériel pour monter les stands ou est-ce que les vendeurs doivent les apporter eux-mêmes ? Pourront-ils conduire leurs véhicules jusqu’aux stands pour les installer, et ou pourront-ils se garer une fois l’installation terminée ? Aurez-vous besoin d’électricité, d’eau courante, d’installations sanitaires, ou d’autres infrastructures ? Essayez de penser à tout ce dont vous aurez besoin pour que vendeurs et acheteurs soient bien installés, en sécurité et actifs le jour même.
Une pause-café
Tout dépend du nombre de personnes qui viendront à votre petit-déjeuner ou goûter. Si ce sont votre famille et vos amis, vous devriez pouvoir les accueillir à la maison (chez vous ou chez quelqu’un d’autre), et une cuisine normale devrait suffire. Si vous attendez beaucoup de monde, vérifiez que vous avez assez de couverts et de vaisselle, de chaises et de place pour accueillir tout le monde. Ou vous procurerez-vous le café et le thé équitables ? (Assurez-vous que les produits que vous utilisez sont 100% équitables en consultant ici la liste des produits de l’OMCE (Organisation Mondiale du Commerce Equitable). Aurez-vous besoin de nourriture en plus du café ? Que pouvez-vous servir d’équitable ? L’année dernière, le FTRN aux Etats-Unis a organisé la plus grande pause-café du monde – jetez un œil à ce qu’ils ont fait ! http://www.fairtraderesource.org/wftd-08/worlds-largest-coffee-break/
Planter des arbres
La planète a besoin de davantage d’arbres, il faut en planter ! Décidez où vous voulez planter un ou plusieurs arbres, un peut aller dans votre jardin ou votre village, mais peut-être y a-t-il un bois près de chez vous, ou un champ ou vous pourriez planter 100 arbres ? Avez-vous besoin de demander une autorisation ? (Assurez-vous de demander au propriétaire si le terrain ne vous appartient pas). Ensuite, il vous faudra trouver les arbres, chez le pépiniériste du coin par exemple ? Les gens qui participeront doivent-ils acheter les arbres ou pouvez-vous leur fournir les plants ? Quelles sont les variétés d’arbres les plus adaptées à l’environnement local ? Devez-vous organiser d’autres événements ou activités comme des rafraîchissements ou de la nourriture sur les lieux ? Pouvez-vous contacter une personnalité de la région ou une star et demandez-lui de faire un discours pour marquer l’occasion ? Serait-il possible de faire poser une petite plaque pour commémorer l’événement ou un panneau d’affichage, qui explique aux générations futures pourquoi des arbres ont été plantés ce jour-là ? Invitez les particuliers mais aussi la presse pour garder une trace de votre contribution à la Journée Mondiale pour le Commerce Equitable !
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WFTD 2012 
2012 WFTO |